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Auxílios

Qualquer obstáculo potencial pode ser transformado num
auxílio. A previsão de possíveis problemas e a preparação para eles ajuda a alcançar os melhores resultados. A lista seguinte foi concebida para ajudar a ter em consideração todos os obstáculos possíveis.

História

■ Se já existe uma relação com a empresa, devem pôr de lado quaisquer ideias pré-concebidas relativamente à outra pessoa e estabelecer uma opinião com base na sua própria experiência.
■ Se travar conhecimento com uma pessoa pela primeira vez, deve procurar causar a melhor impressão possível. Deve ser cordial e deixar claro que quer trabalhar com ela.

Limites

■ Deve dar uma informação clara sobre qual é o seu nível de autoridade e quais são os critérios a que o negócio deve obedecer para ter êxito.
■ Deve perguntar aos outros se realmente concordam com os termos do negócio.

Linguagem

■ Deve verificar se não estará a usar a linguagem específica da sua empresa e procurar comunicar de uma forma simples e clara.
■ Nunca deve hesitar em pedir aos outros que expliquem quaisquer termos que não se compreendem.

Tempo

■ Deve conceder o tempo suficiente para o desenrolar do processo, não esquecendo que é necessário tempo de reflexão para avaliar as implicações do negócio proposto.
■ Deve dar aos outros algum tempo para reflectir, mostrando assim que tem confiança no negócio.

Conflitos

■ Se existir conflito, deve reflectir sobre quais poderão ser as bases da divergência.
■ Deve tentar entender o ponto de vista dos outros, de modo a reduzir o conflito.
■ Deve ser atencioso no final. Se se investir na construção de uma relação com os outros, criando um entendimento mútuo, será possível maximizá-la em futuras negociações.

Uma atitude positiva é um dos melhores auxílios que se pode ter. Decida antecipadamente que quer que a negociação seja bem sucedida.

porque - Porque?

Porque?

A primeira das perguntas de análise crítica, «porquê?», deve ser
subdividida em duas outras: «Porque estou a fazer isto?» e « Por que razão eu?»

Por que faço isto?

É preciso ser bastante claro relativamente ao que é para si o resultado desejado da negociação. Se não tiver traçado objectivos claros para a discussão, então a probabilidade de serem satisfeitas as suas necessidades fica reduzida. Também é preciso ter exigências específicas relativamente ao negócio. Por exemplo, pode ter uma reunião com um fornecedor para garantir que a encomenda normal seja fornecida a um preço mais baixo, uma vez que, tendo havido uma alteração no mercado para esse produto específico, este passou a poder ser adquirido a um preço mais baixo em qualquer outro lado. Sendo este o caso, será necessário saber qual a redução a pedir e o que estaria disposto a aceitar.

Por que razão eu?

A segunda pergunta que deve fazer é: «Por que serei eu a pessoa mais indicada para conduzir esta negociação?» Deve pensar nas competências, experiência ou conhecimentos que leva para a mesa de negociações. A sua relação com aqueles com quem está a negociar torna-o particularmente indicado para a situação? Por exemplo, já tive sucesso em negociações com eles anteriormente ou será responsável pelo acordo na sua fase de implementação? Depois de obter resposta a esta segunda pergunta – «porquê?» – tem também de se considerar os limites do que se pode alcançar. Deve reflectir sobre o facto de outras pessoas poderem ajudar. Seria proveitoso que outras pessoas estivessem presentes na negociação? Existem outras pessoas que seria útil consultar antes do acordo final? Quem é necessário informar depois de ter chegado a acordo?

A NEGOCIAÇÃO COMO UMA VIAGEM

Pode ser útil pensar na negociação como uma viagem. Quando se viaja, é preciso saber tanto o ponto de partida da viagem (na negociação, isto significaria informações sobre assuntos tais como antecedentes, limitações, etc.) como o seu destino (os resultados) de
modo a poder planear-se a viagem. As exigências específicas são os critérios necessários para que o negócio seja viável, e estes podem ser vistos como lugares pelos quais se planeou passar durante a viagem, ajudando a garantir que se vai na direcção correcta.

 

o tempo - O tempo

O tempo

Um dos problemas mais comuns na negociação consiste nas partes não concederem o tempo suficiente. É necessário tempo de discussão para que seja fornecida a informação necessária, para que ambos os lados reflictam e ponderem e para que seja obtida a aprovação de todos os envolvidos no assunto.

Prazos

Na realidade, raramente se dispõe do tempo que se quer. Quando se tem um prazo apertado, existe o perigo de se concordar com algo que nunca teria sido aceite se tivesse sido analisado em pormenor. Se se sentir pressionado, deve perguntar-se se teria concordado com determinado ponto, caso tivesse tido mais tempo para o discutir. Se a resposta for negativa, tem de ponderar o que é mais importante: se o prazo ou os potenciais problemas que podem surgir por não ter analisado os pormenores.

Pedir mais algum tempo

Peça um tempo extra para reflectir sobre um negócio antes de o aceitar. É possível que lhe surjam questões que não foram consideradas na altura da negociação. Por vezes, após reflexão, um negócio que não parecia muito vantajoso numa terça-feira, parecerá excelente na quinta-feira.

Dar mais tempo ao outro lado

Esteja disposto a conceder mais tempo aos outros para que possam reconsiderar. A sua solicitude dará a impressão de que tem confiança na qualidade do negócio. Se os pressionar para fechar o negócio, ensarão que talvez existe mesmo algum problema do qual ainda não se tinham apercebido.

Não deixar arrastar a situação

Não deixe passar o momento certo, especialmente depois de ter investido muito na defesa das suas propostas. Se um dos lados pedir mais algum tempo antes de assumir um compromisso, assegure-se de que ficará estabelecido um prazo ou uma data para ser reiniciada a discussão. Não deixe que a negociação se arraste por muito tempo.

Porque são necessárias competências de negociação - Porque são necessárias competências de negociação?

Porque são necessárias competências de negociação?

Já pensou por que razão algumas pessoas parecem ser capazes
de conseguir o que querem e outras não? Há pessoas que parecem ter
um talento especial para influenciar os outros de maneira a fazé-los
cooperar. Este talento é a capacidade/competência de negociação, a qual está a ganhar cada vez maior importância no mundo dos negócios.

Uma competência cada vez mais importante

Ao contrário de um ambiente em que todos se «encostam» ou em que todos se acomodam, o trabalho em equipa está sujeito a uma interpretação muito mais abrangente, existe um controlo de custos
muito mais apertado e é muito mais provável entrar-se em contacto directo com clientes e fornecedores. Mesmo a nível interno, há uma maior necessidade de negociar com os colegas para alcançar
o padrão e os resultados desejados. Esta situação conduziu a um aumento da procura de informação sobre a forma de negociar com maior eficiência.

Os custos de uma negociação deficiente

Muitas pessoas abordam a negociação com uma certa apreensão. Os riscos podem ser grandes, especialmente quando não se tem uma noção correcta do que ela envolve! Pode haver o receio de se ficar preso a contratos que, a longo prazo, venham a ter um elevado preço. Especialmente a inexperiência poderá colocar-nos em maus lençóis com um negociador experiente. Pode haver pressão para que se aceite um acordo que não vá ao encontro das nossas necessidades e do qual não conseguiremos depois desvincular-nos.

Negociação eficiente

Ter sucesso numa negociação é uma importante competência de
comunicação que se desenvolve, e só dominando-a poderemos aumentar as hipóteses de alcançar os resultados
desejáveis na vida laboral. Quer se trate de negociar um salário ou de um contrato importante com um cliente ou fornecedor, as linhas orientadoras são as mesmas.

  •  É preciso chegar a um acordo que vá ao encontro, o mais possível, dos objectivos de ambas as partes.
  • Independentemente dos resultados da discussão, o processo terá de ser conduzido de uma forma profissional e que o represente a si e à sua empresa, caso negoceie em nome dela.
  • Deverão ter ficado estabelecidas boas bases para futuras negociações que venham a mostrar-se necessárias com a outra parte.

Resultados:

Embora as negociações se possam efectuar numa grande variedade de situações (no quotidiano, no trabalho, individualmente ou em equipa), há apenas quatro resultados possíveis, os quais são definidos de acordo com o facto de se ter alcançado ou não
resultados satisfatórios para uma ou ambas as partes. O negociador eficiente deve sempre tentar alcançar um resultado em que ambas as partes saem vencedoras.

EU GANHO:VOCÊ PERDE

Isto acontece quando se decide conseguir o que se quer sem se ter em conta a outra pessoa: os fins justificam os meios. Se escolher esta abordagem, pode ganhar a batalha, mas perder a guerra: da próxima
vez que tiver de negociar com a outra pessoa, ela terá a sensação de que há uma dívida a saldar e, portanto, o processo será muito mais difícil. Este tipo de negociador opta por ignorar os sentimentos dos outros

EU PERCO:VOCÊ PERDE

Quando se tem uma visão negativa da nossa própria situação, podemos decidir fazer a vida igualmente difícil e penosa
aos outros. Este tipo de pessoas procura áreas de incompatibilidade e gosta de desenterrar os problemas. Estão muitas vezes presas a uma visão limitada do mundo e rejeitam quaisquer soluções criativas que poderiam ser um passo em frente no seu desenvolvimento.

EU PERCO:VOCÊ GANHA

Se, à partida, em qualquer situação, sentir que não tem nenhuma hipótese de conseguir o que quer, é isso mesmo que acaba por
acontecer. Este estado de espírito leva a um mau desempenho e funciona como desculpa para nem sequer se tentar ter êxito. Muitas
vezes designado por “síndroma da vítima”, quem assim procede parece distanciar-se de qualquer responsabilidade relativamente
aos resultados.

EU GANHO:VOCÊ GANHA

Se ambas as partes almejam um resultado positivo, é muito provável que encontrem soluções razoáveis. Isto significa, na maioria dos casos, que nenhuma das partes terá tudo o que deseja. Contudo as áreas onde fazem concessões são consideradas de importância secundária, pois procura-se uma solução mutuamente vantajosa.
Idealmente, o resultado seria vantajoso para ambas as partes.

 

 

Negociações com clientes - Negociações com clientes

Negociações com clientes

Quer se esteja a procurar atrair novos clientes ou a manter os já
existentes, negociar com eles pode ser delicado. O cliente está
habitualmente numa posição de poder durante a negociação, pois sem ele não existe acordo. Há que equilibrar a satisfação das necessidades do cliente com os benefícios que se obtêm através
do negócio.

Conseguir novos clientes

As negociações com potenciais clientes dão a oportunidade de demonstrar que se podem satisfazer as necessidades deles e que será agradável negociar com eles.

Durante a negociação, deve procurar demonstrar que:

■ entende a situação deles
■ quer ajudá-los a atingir os seusobjectivos
■ o tempo passado consigo será agradável e produtivo e não lhes trará problemas
■ podem partilhar os seus problemas e preocupações consigo de uma maneira franca
■ o negócio representa um valor acrescentado – talvez oferecendo algo ao cliente que outros fornecedores equivalentes não lhe dão
■ quaisquer problemas que surjam serão resolvidos com rapidez e eficiência.

Acompanhamento

Depois de concluir o negócio, é uma boa ideia telefonar regularmente ao cliente para verificar se surgiu algum problema. Esta medida evitará que o cliente fique com a impressão de que nos esforçámos mais por realizar o negócio do que por cumprir o acordo.

Cuidar dos clientes já existentes

É necessário mostrar o quanto preza os clientes e a relação que tem com eles, mesmo aqueles com os quais já lida há bastante tempo. É fácil considerar seguro um cliente antigo e pressupor que continuará a tê-lo como cliente. Há que ter sempre presente que a escolha é dos clientes. No entanto, há vantagens em se ter um cliente antigo, e é bastante importante que o mesmo reconheça os benefícios intangíveis que trazem os negócios regulares.
■ Ambas as partes investiram na relação.
■ Existe entendimento mútuo.
■ Mudar de fornecedor custa ao cliente tempo e dinheiro.

Manter os clientes

A dada altura, em qualquer relação negocial, qualquer cliente interroga-se se poderá obter o que necessita recorrendo a outra fonte, possivelmente com menores custos. Ele pode, inclusivamente, comunicar-nos que pretende procurar fornecedores alternativos. O que de facto o cliente nos quer transmitir é que deseja rever o acordo que temos para que sejam renegociados certos aspectos.

O que não se deve fazer

Nesta situação, há a tentação de oferecer um desconto ao cliente para que se mantenha o negócio (por vezes, designado por «low-balling »). É algo que não deve ser feito por duas razões:
■ A primeira, e mais óbvia, é que assim o lucro é menor.
■ A segunda é que o cliente pode interpretar a situação como uma prova de lhe ter sido cobrado demasiado no passado.

O que se deve fazer

Deve marcar-se uma reunião com o cliente para discutir os seus problemas relativamente ao acordo em vigência. Geralmente, quando um cliente se mostra insatisfeito com o preço, existe alguma questão subjacente que o fez pensar no assunto, e a sua discussão constitui uma oportunidade para perceber do que se trata.
■ Deve assegurar ao cliente que os seus preços são realmente razoáveis, tendo em conta a qualidade do produto fornecido ou do serviço prestado.
■ Se o cliente mencionar fornecedores alternativos que pratiquem preços mais baixos, há que verificar se se trata de uma comparação justa. Um negócio que a priori pareça equivalente pode ter custos ocultos que não foram considerados.
■ Há que realçar o valor de que se compreende a maneira de trabalhar do cliente, e o custo que estabelecer o mesmo nível de compreensão com outro implica.
■ Pode considerar-se a oferta de um desconto, mas apenas em troca de alguma alteração do acordo: grandes encomendas ou encomendas feitas regularmente, ajustes na especificação ou prazos de pagamento mais curtos, por exemplo.

Uma maneira de manter os clientes, seguindo o exemplo dado por muitos retalhistas actualmente, seria o de estabelecer uma ligação baseada na fidelidade. Haverá outra maneira, para além da redução dos preços, de se recompensarem os clientes habituais ou de longa data?

Todos os clientes desejam sentir que são as pessoas mais importantes. Fazer com que os clientes se sintam especiais é o factor-chave para se construir uma relação e garantir que esta continue.

Agenda1 - Estabelecer a agenda

Estabelecer a agenda

A preparação, caso tenha sido feita meticulosamente, vai permitir
elaborar uma agenda completa: uma lista das áreas a considerar para que possamos obter o acordo de que precisamos. Reconheceremos, deste modo, por que razão estas áreas são importantes para nós e, assim, seremos capazes de comunicar as nossas necessidades de uma forma clara, convincente e segura.

Uma agenda partilhada

Depois de ter planeado a agenda, será boa ideia passá-la a escrito e enviar uma cópia à outra parte antes da reunião. Ao fazê-lo, estará a indicar também o que não foi incluído: assuntos que pensa estarem fora do alcance da negociação. O propósito de se enviar a agenda à outra parte não é o de assumir o controle das discussões, mas o de lhe permitir dar a sua contribuição. Deve realçar-se o facto de a agenda ser apenas um esboço, nesta fase, e que poderão ser-lhe adicionados itens. Convidar a outra parte a dar o seu contributo deste modo, significa que pode criar um clima de consenso mesmo antes do início das discussões.

Criar uma estrutura

Ainda que possa parecer muito formal, uma agenda pode ser um auxílio na estruturação das discussões. Estabelecer os seus interesses pode ajudar a outra parte a reflectir sobre os deles, caso ainda não o tenham feito. Uma vez identificadas e acordadas as áreas-chave onde se terá de chegar a acordo, estará em melhor posição para orientar a discussão.

Fazer com que a agenda funcione a seu favor

Quando está a preparar a sua agenda, deverá colocar os itens sobre os quais pensa que será mais fácil registar-se consenso no topo da lista. Há duas vantagens em o fazer. A primeira é que fará com que todos estejam sintonizados no mesmo: o acordo mútuo. Se colocar os itens mais controversos no início, pode criar um clima negativo, fazendo com que todos os pontos acabem por ser contestados. A segunda vantagem é que, à medida que as negociações progridem, vão sendo estabelecidas mais áreas em que há acordo e haverá uma maior disposição para fazer concessões nos pontos mais controversos. Como já se investiu tempo e energia na discussão, a necessidade emocional de resolver o conflito aumenta.

À última hora

Mesmo que todos já tenham visto a agenda, é uma boa ideia recapitulá-la rapidamente no início da reunião. Isto permite alterações de última hora e foca a atenção na discussão posterior.

EXEMPLO DE AGENDA

■ Preços e especificações
■ Datas de entrega
■ Planos de armazenamento
■ Pessoal-chave
■ Sistema de revisão