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A saída de emrgência - A saída de emergência

A saída de emergência

Depois de se considerarem todas as questões da análise crítica,
é preciso pensar também no caso de podermos decidir que não será possível chegar a um acordo. Quando será que a equação custo/benefício deixará de ter sentido para nós? Que estipulações do contrato poderiam tornar as entregas muito difíceis ou mesmo impossíveis? Pode parecer negativo pensar sobre aquilo que poderia matar o negócio, mas prepararmo-nos para isso e assegurarmos que temos a nossa segurança garantida tornar-nos-á mais confiantes.

Preparar a “despedida”

Caso se tenha chegado a um impasse na negociação, o seu principal objectivo deverá ser retirar-se com dignidade. Deve deixar à outra parte a mensagem de que ainda que não foi possível fechar o negócio nessa altura, mas estou disponível para negociar noutra ocasião. Mesmo que sinta que desperdiçou o seu tempo, precisa de se manter calmo: uma demonstração de raiva ou de aborrecimento não terá grandes probabilidades de surtir o efeito desejado. Ainda que a outra parte não tenha tido uma atitude correcta, e sinta que nào deseja negociar com ela outra vez, deve tratá-la com respeito. É preciso não esquecer que o seu comportamento reflecte tanto a sua imagem como a da empresa.

Elaborar um “plano de segurança”. Para além de decidir o que é inaceitável, deve também pensar no que irá fazer se a negociação falhar. Se for o cliente, deve reflectir se:

■ existem fornecedores alternativos que possam satisfazer as suas necessidades
■ pode reforçar a sua posição falando informalmente com eles antes da negociação

Se for o fornecedor, deve reflectir se:

■ existem outros mercados para os seus bens ou serviços
■ pode recuperar o investimento feito em pesquisa ou na preparação
da sua proposta, usando estes instrumentos na abordagem de outros clientes do mesmo sector

Agenda1 - Estabelecer a agenda

Estabelecer a agenda

A preparação, caso tenha sido feita meticulosamente, vai permitir
elaborar uma agenda completa: uma lista das áreas a considerar para que possamos obter o acordo de que precisamos. Reconheceremos, deste modo, por que razão estas áreas são importantes para nós e, assim, seremos capazes de comunicar as nossas necessidades de uma forma clara, convincente e segura.

Uma agenda partilhada

Depois de ter planeado a agenda, será boa ideia passá-la a escrito e enviar uma cópia à outra parte antes da reunião. Ao fazê-lo, estará a indicar também o que não foi incluído: assuntos que pensa estarem fora do alcance da negociação. O propósito de se enviar a agenda à outra parte não é o de assumir o controle das discussões, mas o de lhe permitir dar a sua contribuição. Deve realçar-se o facto de a agenda ser apenas um esboço, nesta fase, e que poderão ser-lhe adicionados itens. Convidar a outra parte a dar o seu contributo deste modo, significa que pode criar um clima de consenso mesmo antes do início das discussões.

Criar uma estrutura

Ainda que possa parecer muito formal, uma agenda pode ser um auxílio na estruturação das discussões. Estabelecer os seus interesses pode ajudar a outra parte a reflectir sobre os deles, caso ainda não o tenham feito. Uma vez identificadas e acordadas as áreas-chave onde se terá de chegar a acordo, estará em melhor posição para orientar a discussão.

Fazer com que a agenda funcione a seu favor

Quando está a preparar a sua agenda, deverá colocar os itens sobre os quais pensa que será mais fácil registar-se consenso no topo da lista. Há duas vantagens em o fazer. A primeira é que fará com que todos estejam sintonizados no mesmo: o acordo mútuo. Se colocar os itens mais controversos no início, pode criar um clima negativo, fazendo com que todos os pontos acabem por ser contestados. A segunda vantagem é que, à medida que as negociações progridem, vão sendo estabelecidas mais áreas em que há acordo e haverá uma maior disposição para fazer concessões nos pontos mais controversos. Como já se investiu tempo e energia na discussão, a necessidade emocional de resolver o conflito aumenta.

À última hora

Mesmo que todos já tenham visto a agenda, é uma boa ideia recapitulá-la rapidamente no início da reunião. Isto permite alterações de última hora e foca a atenção na discussão posterior.

EXEMPLO DE AGENDA

■ Preços e especificações
■ Datas de entrega
■ Planos de armazenamento
■ Pessoal-chave
■ Sistema de revisão