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O fecho

Quando o fim está à vista temos a tentação de pressionar para
obter um compromisso. Mas, é importante evitarmos fazê-lo prematuramente. Um acordo satisfatório bem explorado e com vantagens mútuas pode demorar mais tempo a ser atingido, mas, geralmente, produzirá resultados melhores e mais funcionais, que terão maiores probabilidades de ser duráveis. Tal como foi estruturada a própria discussão, também o acordo final beneficiará em ter um formato definido. A lista seguinte ajuda a garantir que todos os pontos foram considerados.

Lista de verificação para o fecho

■ Fazer uma lista completa dos assuntos relativos a cada uma das partes.
■ Preparar um esboço da estrutura do acordo, realçando o facto de se tratar ainda apenas da estrutura. Deve mencionar as áreas ainda a acordar, deixando os pormenores para serem completados depois: por exemplo, «facturação e prazos de pagamento a cumprir».
■ Consolidar o acordo, resolvendo assuntos pendentes. Por exemplo, «Emitimos a factura no dia 27 de cada mês, e vocês garantem o pagamento no prazo de 30 dias».
■ Registar cada ponto tal como foi acordado
■ Garantir um processo de revisão do acordo. Será necessário reunir regularmente para melhorar o acordo através da sua consecução. O que seria um período de revisão apropriado? O acordo foi feito só para vigorar durante um determinado período de tempo?
■ Estabelecer um procedimento para lidar com reclamações ou problemas que surjam. Por exemplo: «As reclamações relativas aos valores facturados devem ser dirigidas ao Director Financeiro. As alterações aos termos de pagamento só poderão ser estabelecidas de comum acordo entre o Director Financeiro e o Director da empresa que factura».

ADVERTÊNCIAS

■ Se nesta fase for reaberta a negociação de algum ponto-chave, logo todos os assuntos terão também de ser reabertos para negociação. Encare quaisquer alterações como possíveis implicações para o negócio como um todo.
■ Saiba quando deve parar de falar depois de estabelecido o acordo final. Muitos processos bem sucedidos foram destruídos por quem não se soube calar.

Não se deixar prender

À medida que se aproxima dos seus objectivos, torna-se cada vez mais importante manter o ritmo e não deixar que os pormenores suplantem o resto. Há que ter presentes as estratégias que o ajudaram a alcançar esta fase.
■ Se ainda houver problemas em acordar alguns pontos específicos,
passe àqueles em que há consenso. Deve utilizar o nível de acordo existente para encorajar a resolução dos problemas: «Então, já chegámos a um acordo em três quartos dos pontos; o que poderá ser feito para obtermos consenso nos pontos restantes?»
■ Se uma «condição terminal» (algo que poderá impossibilitar o acordo final) for identificada, ambas as partes poderão beneficiar do facto de haver um período de reflexão para considerar as implicações de não se chegar a um acordo.
■ Deve concentrar a atenção nos assuntos abstraindo-se das personalidades.
■ Deve reconhecer à outra parte as concessões por ela feitas.
■ Deve dar à outra parte uma oportunidade final para esclarecer quaisquer assuntos.

UM ACORDO SMARTQualquer acordo final deverá respeitar os critérios “SMART” isto é, deverá ser:

Específico

(specific)

Todos os envolvidos na negociação deverão saber em pormenor o que foi acordado.

Mensurável

(measurable)

Deverá haver benefícios tangíveis e definidos para ambos os lados. Todas as partes deverão poder verificar e avaliar a implementação do acordo.

Acordado

(agreed)

Ambos os lados expressaram de uma forma clara o seu compromisso em relação ao acordo, o que quer dizer que todos irão assinar o acordo ou confirmá-lo.

Realista

(realistic)

É um acordo para ser implementado. Deverá ser aprovado um plano prático para o fazer, e todos poderão cumprir os termos com os quais se comprometeram.

Calendarizado
(time-bound)

 

O acordo terá um ciclo de vida estabelecido, com datas de revisão marcadas.